تعتبر غرفة الإجتماعات في مختلف الشركات، المكان الأكثر أهمية بالنسبة إلى المدراء، خصوصاً أنها المكان المقصود أكثر من باقي المكاتب في الشركة، وفيه تتم اللقاءات الكبيرة والأكثر أهمية. من هنا أهمية أن تنقل الصورة الأنيقة عن المؤسسة، فإليك بعض الخطوات البسيطة لتطبيق ديكور أنيق لغرف الإجتماعات.
أولاً: أثاث المكتب
على الطاولة والمقاعد المستخدمة في الغرفة أن تكون وافرة وكافية لمختلف أنواع الإجتماعات، لا سيما الإجتماعات ذات الاعداد الكبيرة. إذ إنه ليس من المستحب أن يصل المجتمعون إلى القاعة ويضطر البعض منهم إلى انتظار تأمين مقاعد لهم أو أن يجلسوا في مكانٍ بعيد عن الطاولة. من جهة الطاولة، يمكنك إستعمال طاولات زجاجية ما يمنح الغرفة أناقةً وفخامةً، أو إستعمال الطاولة الخشبية الأكثر عملية. أما المقاعد فمن المفضل ان تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك، لتمنح الراحة للجالسين عليها. تفادي إستخدام أي شكلٍ من أشكال البلاستيك في أثاث المكتب.
ثانياً: القرطاسية
بما أنها قاعة إجتماعات، فلا بد من توافر العناصر الأساسية في كل إجتماعٍ، من أوراق بيضاء، وأقلام حبر، وحواسيب، وغيرها... أما طريقة تقديمها وتجهيزها، فتتم عبر وضعها في ملفات جلدية فخمة، أو تأمين دفاتر تحمل شعار المؤسسة مع أقلام حبر تجدد في كل إجتماع. وبالنسبة للحواسيب، فيعود لكل شركة توافرها في غرفة الإجتماعات أم لا، وفي حال كانت متوافرة، فيجب ان تكون بموازاة كل فردٍ حاضرٍ في الإجتماع. بالإضافة إلى حاسوب خاص لعرض الأفلام أو الدعايات أو التقارير الخاصة بالشركة.
احدث ديكورات المكاتب لعام 2015
ثالثاً: الجدران
غالباً ما تكون غرفة الإجتماعات بسيطة التزيين خصوصاً لناحية الجدران، فهي تعتمد البساطة لمنحها جواً من الجدية والعملية. ولكن لا يخلو الأمر من زينة خفيفة، قد تكون بصورةٍ معبرة، أو شهادة نالتها المؤسسة، أو شعار الشركة مصنوع من الزجاج أو البلاكسي. كما يفضل عدم استخدام الألوان في طلاء الجدران، بل اعتماد اللون الأبيض الكلاسيكي.
رابعاً: شاشة لعرض الصور
في كل غرفة إجتماعات لا بد من توافر شاشة كبيرة لعرض التقارير المصورة، او الصور أو الأفكار المكتوبة وغيرها. في هذه الحالة قد تكون شاشة تلفزيون كبيرة موضوعة على قاعدة خاصة بها، مع آلة فيديو أو DVD، كما يمكن ان تكون شاشة عرض بواسطة الحاسوب، وهنا من الضروري ان تتوافلا إمكانية وصل أي جهاز حاسوب على هذه الشاشة.
خامساً: الإنارة
من الضروري أن تكون إنارة غرفة الإجتماعات قوية وواضحة، لذا تكثر النوافذ الكبيرة التي تسمح بدخول أشعة الشمس، فتكون الإضاءة طبيعية. أما الإضاءة داخل الغرفة، فتكون بواسطة نيونات كبيرة معلقة في السقف فوق طاولة الإجتماع مباشرةً، بشكلٍ تسمح بتوزيع الضوء على المجتمعين كافة.
سادساً: بعض الأمور الضرورية
بعض الأمور قد تبدو بسيطة ولكنها أساسية في هذه الغرفة. مثلاً لا بد من توزيع كؤوس لشرب الماء مع عبوات مائية أمام كل فردٍ، بالإضافة إلى أوراق المحارم الموزعة على وسط الطاولة. كما يمكن وضع بعض حبات الحلوى أو قطع شوكولا صغيرة وسط الطاولة أيضاً. ومن الممكن تزيين الطاولة بباقة ورود صغيرة لا تأخذ حيزاً كبيراً من الطاولة، ولا تشكل مصدر إزعاج للمجتمعين، خصوصاً لجهة حجب الرؤية.
